🌱 Guía Operativa de Correos y Drive - Coconamor

1. Administración: Cómo crear un Alias

(Solo para la persona administradora de Coconamor)

Usa esto cuando quieras que una misma persona reciba correos de varios departamentos en una sola bandeja.

1. Entra a la Consola de Administración (ver enlaces rápidos).
2. Ve a Directorio > Usuarios.
3. Haz clic sobre el usuario al que le quieres dar el "apodo" (ej. hola@coconamor.com.mx).
4. Despliega la sección Información del usuario.
5. Haz clic en Direcciones de correo electrónico alternativas (alias).
6. Escribe el nuevo nombre (ej. info) y haz clic en Guardar.

2. Administración: Cómo crear un Grupo de Trabajo

(Solo para la persona administradora de Coconamor)

Usa esto para equipos (Proyectos, Tribu, Comunicaciones) donde varias personas necesitan recibir la misma información.

1. En la Consola de Administración, ve a Directorio > Grupos.
2. Haz clic en Crear grupo.
3. Llena el nombre y el correo (ej. comunicaciones@coconamor.com.mx). Haz clic en Siguiente.
4. CONFIGURACIÓN CRUCIAL:
   • En Quiénes pueden publicar, marca TODAS las casillas (incluyendo Externo, para que los clientes puedan enviarles correos).
   • En Quién puede unirse, selecciona Solo usuarios invitados.
   • Hasta abajo, Activa el interruptor que dice "Permitir miembros ajenos a tu organización" (para poder agregar cuentas @gmail.com personales).
5. Haz clic en Crear grupo.
6. Una vez creado, entra al grupo, ve a la sección Miembros y agrega los correos de tu equipo (pueden ser @gmail.com).

3. Equipo: Cómo enviar correos a nombre de Coconamor desde tu Gmail personal

Si eres parte del equipo y usas tu Gmail personal (tu.nombre@gmail.com), sigue estos pasos para poder responder correos y que el remitente aparezca como departamento@coconamor.com.mx.

Paso A: Obtener la "Contraseña de Aplicación" (Lo hace el Administrador)

1. Inicia sesión con la cuenta principal corporativa (hola@coconamor.com.mx).
2. Ve al enlace de Contraseñas de aplicaciones (ver enlaces rápidos).
3. Crea una nueva poniendo el nombre del miembro del equipo y genera el código de 16 letras. (Guarda este código, lo necesitarás para el Paso B).

Paso B: Configurar el Gmail del Equipo

1. Abre la cuenta de Gmail personal del miembro del equipo.
2. Ve al ícono de engranaje (Configuración) > Ver toda la configuración.
3. Ve a la pestaña Cuentas e importación.
4. En "Enviar mensaje como", haz clic en Agregar otra dirección de correo electrónico.
5. Escribe el Nombre de tu área (ej. Comunicaciones Coconamor) y el correo que vas a usar (ej. comunicaciones@coconamor.com.mx). Clic en Siguiente.
6. Llena la pantalla amarilla exactamente así:
   • Servidor SMTP: smtp.gmail.com
   • Puerto: 587
   • Nombre de usuario: hola@coconamor.com.mx (Sí, debe ser el usuario principal real, no el alias ni el grupo).
   • Contraseña: Pega el código de 16 letras que generaste en el Paso A.
   • Selecciona Conexión segura mediante TLS.
7. Haz clic en Añadir cuenta. ¡Listo! Ahora al redactar un correo, podrán elegir desde qué dirección enviarlo.

4. Unidades Compartidas (Drive): Cómo organizar los archivos

Las Unidades Compartidas son espacios donde los archivos pertenecen a "Coconamor" y no a una persona individual. Si alguien se va del equipo, los archivos se quedan seguros en la empresa.

Cómo dar acceso a tu equipo a las carpetas

1. Abre Google Drive y ve a Unidades compartidas (ver enlaces rápidos).
2. (Si es necesario) Selecciona la unidad, ve a Configuración (engranaje) y permite que personas ajenas a tu organización accedan a los archivos.
3. Haz clic derecho sobre la carpeta del departamento (ej. Proyectos) y elige Administrar miembros.
4. En la barra para agregar personas, escribe el correo del Grupo.
5. Elige el nivel de permiso y haz clic en Compartir: